Was können wir Ihnen anbieten?

System & Ordnung

Büro- und Arbeitsplatzorganisation

Professionelle Büro- und Arbeitsplatzorganisation
Finden Sie Qualitätszeit, indem Sie sich und Ihr Büro besser organisieren, Ihre Ablage sinnvoll strukturieren, Ihre Arbeitsabläufe optimieren und Ihre Aufgaben automatisieren. 

Es ist bewiesen, dass man viel Zeit durch vernachlässigte Organisation vergeudet. Darunter leidet auch die Kommunikation Ihrer Mitarbeiter und damit die Motivation am Arbeitsplatz.

So geht das Strukturbüro vor:

1. Analyse der Situation

Woran hapert es? Fehlt einfach nur das Handwerkszeug? Oder geht die Motivation der Mitarbeiter schon längere Zeit “den Bach runter”?

Sind die Schnittstellen unklar? Sitzen Ihre Mitarbeiter in den falschen Räumen? Ist das Problem groß oder eher klein?

Haben nur einzelne Kollegen Probleme? Oder alle miteinander? Wird Zeit verschwendet durch Dinge, die “schon immer so gemacht wurden”?

Was auch immer Ihr Problem ist, in einem gemeinsamen “Ist-Zustand”-Gespräch kommen wir ihm auf die Schliche, definieren den “Soll-Zustand” und packen das Übel mit einer maßgeschneiderten Lösung, zeitnah und mit Bündelung aller erforderlichen Kräfte bei der Wurzel.

2. Erarbeitung eines Lösungskonzepts

Je nach Ergebnis des Analyse-Gesprächs kommen Lösungsansätze in folgenden Bereichen in Betracht:

Aufbau und Weiterentwicklung der Bürostruktur 

  • Definition von Arbeitsbereichen
  • Umstrukturierung der Plätze
  • Planung/Neueinrichtung Ihrer Büros
  • Ergonomie am Arbeitsplatz

Mitarbeiter- und Schnittstellen-Management: 

  • Verbesserung der internen und externen Kommunikation
  • Mitarbeitermotivation
  • Workflow-Optimierung
  • Projektorganisation und Aufgabenstrukturierung
  • Zeit- und Selbstmanagement für Mitarbeiter

Ordnungssysteme und Dokumentenmanagement 

  • Entwicklung eines Systems für die Dokumentenverwaltung (Papier und Dateien)
  • Strukturierung von Ablage-, Wiedervorlage- und Archivsystemen

Aufräumen, Sortieren, Entrümpeln, Anpacken…

  • Sortieren und Ablegen von Dokumenten aller Art
  • Digitalisierung und elektronische Archivierung Ihrer Papierunterlagen
  • Aufbau, Pflege und/oder Reorganisation elektronischer Datenbanken
  • Anlegen von Formularen in Word und Excel o.a. Software
  • Extra: Büro-Umzugsservice nach Ihren Vorstellungen

3. Umsetzung der Lösung

Die Umsetzung unseres gemeinsam erarbeiteten Lösungsansatzes erfolgt in vier Schritten:

  • Das Strukturbüro hilft Ihnen, sofort Ordnung zu schaffen und packt tatkräftig mit an. Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern realisieren wir vor Ort die vereinbarten Zielsetzungen.
  • Wenn gewünscht, erstellen wir ein auf Sie zugeschnittenes Bürohandbuch, das Ihnen als Anleitung im Alltag bei der Bewältigung Ihrer Organisationsprobleme helfen und Sie von Zeit zu Zeit an Ihre eigenen Zielsetzungen erinnern soll.
  • Optional bietet das Strukturbüro auch eine Nachbetreuung mit Erfolgskontrolle an. Entweder durch turnusmäßiges “Aufräumen kommen” oder durch sinnvolle Auffrischungsgespräche mit eventuellen Nachbesserungen der Lösungswege.
  • Wir glauben daran, dass Büroorganisation in der Gemeinschaft am besten funktioniert und bieten daher speziell auf Ihre Problematik zugeschnittene Coachings und Workshops für Ihre Mitarbeiter an.

Mitarbeiter-Coachings

Beratung, Mitarbeiter-Coachings und Inhouse-Workshops
Weil gut organisiert einfach effektiver ist, bietet das Strukturbüro in verschiedenen Coachings und Workshops die praxisnahe Vermittlung von Wissen rund um das Thema Büro-Management. Bewährte Tipps und Tricks geben Ihnen die notwendigen Werkzeuge in die Hand, damit auch Sie Ihr Büro optimal strukturieren und dadurch wertvolle Zeit für das Wesentliche Ihrer Arbeit gewinnen. Unser Themen-Spektrum umfasst:

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Effizienzsteigerung durch optimierte Büroorganisation, dauerhafte Verbesserung Ihrer Zeitbilanz, Kostenreduzierung, Überblick über alltägliche Aktivitäten

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Aktive Organisation, Optimierung von Arbeitsabläufen, dauerhafte Ordnung

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Finden von individuellen, persönlichen Wegen und Lösungen in der Organisation

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Vorstellung verschiedener Ordnungssysteme

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Beratung bei der Planung Ihrer Büros und Empfangsräume – gern auch nach Feng Shui-Gesichtspunkten

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Herausarbeitung der Fähigkeiten zur Selbstorganisation

Büroservice

Interims-Büroservice on Demand
Mit jederzeit frei abrufbare Management-Assistenzzeit unterstützt Sie das Strukturbüro je nach Bedarf stunden-, tage- oder wochenweise, sei es wegen Kranken- oder Urlaubsausfall, Schwangerschaftsüberbrückung, Umstrukturierungen oder bei kurzfristigen Engpässen und Auftragsspitzen in folgenden Bereichen:

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Rechnungswesen, Controlling und vorbereitende Buchhaltung

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Angebot- und Auftragsbearbeitung

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Reiseplanung und Abrechnung

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Recherchen und Statistiken

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Präsentationen und Mailings

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Terminverwaltung

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Bewerbermanagement

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Korrespondenz, Tagespost- und E-Mail-Management

Können wir Ihnen helfen?

Dann melden Sie sich, und wir beheben Ihr Problem im Handumdrehen! Das Strukturbüro erstellt Ihnen gern ein unverbindliches Angebot.

Bis dahin schauen Sie sich gern unser Portfolio in Ruhe an.